La odisea de sacar una orden de servicio con el Estado peruano

Como comenté en mi post anterior, “Círculo vicioso”, buscar la eficiencia en la gestión estatal debe ser un aspecto prioritario del próximo Gobierno. Se podría empezar por temas aparentemente menores pero que, sumados, implican un enorme pérdida de tiempo y de recursos tanto para el Estado como para quienes contratan con él.

Con esto en mente, le pedí a Nicolás Besich, jefe de proyectos de Videnza Consultores, que compartiera la odisea de sacar una simple orden de servicio con el Estado. Es decir, el documento donde se fijan las condiciones del trabajo, los plazos y los honorarios que recibirá el contratado por parte del Estado. Acá su texto:

“Durante mi experiencia profesional, son innumerables las veces que he escuchado expresiones como las siguientes: ‘Nunca trabajes con el Estado’, ‘solo contratamos con privados’, ‘a menos que sea dinero de la cooperación, no participamos en proyectos del sector público’. No fue sino hasta que realicé una consultoría para un ministerio que comprendí la razón de esas frases y viví en carne propia lo surrealista que puede llegar a ser contratar con el Estado. En las siguientes líneas quiero contar todos los trámites que tuve que realizar para poder sacar adelante una simple orden de servicio. Además de ilustrar lo absurdo que puede llegar a ser todo el proceso, plantearé algunas ideas que podrían hacerlo más eficiente.

Lo primero para iniciar el contrato fue enviar la propuesta técnico-económica, el CV documentado, el código de cuenta interbancario, una copia del DNI y la constancia de afiliación a una AFP o a la ONP. A un compañero de trabajo, que ya había realizado servicios similares para otras unidades del mismo ministerio, le habían solicitado los mismos documentos. Confiado, usé sus formatos. Sin embargo, al enviar por correo electrónico los documentos solicitados, grande fue mi sorpresa cuando me respondieron que debía usar formatos distintos y que, además, era necesario mandar todos los documentos en físico y visados. Es decir, un mismo ministerio usa formatos distintos para la contratación del mismo tipo de servicio.

Una semana después, recibí un correo electrónico en el que me solicitaban actualizar mi propuesta técnico-económica y enviar nuevamente todos los documentos, pues en mi CV solo se sustentaban dos años y diez meses de trabajo, y no los tres que se mencionaba en la propuesta. Ya un tanto molesto por no poder empezar con el trabajo (que, dicho sea de paso, el ministerio necesitaba con urgencia), volví a enviar todos los documentos en físico y visados. Me consolaba pensando que por lo menos habían aceptado la validez de todos mis documentos, y no como le sucedió a Janice Seinfeld a quien una vez le dijeron que su doctorado no valía por ser en filosofía y no en economía, porque su título de doctorado dice Philosophy Doctor; es decir, PhD (¡!).

Durante cinco días llamé y envié correos electrónicos preguntando si ya tenían la orden de servicio. Al quinto día me pidieron que volviera a enviar la copia de mi DNI, porque la que había mandado estaba muy oscura. Solucionado este “problema”, y pasados ya más de 21 días desde el primer envío de la documentación, finalmente me llegó la notificación con la cual podía empezar la consultoría. Paradójicamente, indicaba que debía entregarla en un plazo máximo de 15 días. A los 14 días de recibida la notificación, entregué por mesa de partes el informe final de la consultoría y mi recibo por honorarios (una impresión de la constancia de recibo electrónico). Al día siguiente me llamaron para informarme que el formato de recibo por honorarios que adjunté no era el correcto, pues debía utilizar el que sale en PDF. Ya sin ganas de discutir, volví a imprimir el recibo electrónico que, precisamente por ser electrónico, se supone que no debería ser necesario entregar en físico pues, al estar registrado en el sistema de la SUNAT, bastaría con enviar una constancia de su emisión en cualquier formato (virtual o físico). Finalmente, y luego de levantar los comentarios recibidos (todos de forma, ninguno de fondo) y esperar más de mes y medio (tiempo al parecer breve tratándose del Estado), recibí el pago acordado por el servicio.

¿Cómo es posible que existan tantas trabas y se desperdicien tantos recursos en la contratación de una consultoría cuyo costo, de menos de S/. 10.000, resulta insignificante para el presupuesto de cualquier ministerio? Sin embargo, si se considera que solo el Gobierno central durante el 2014 gastó más de S/. 550 millones en la contratación de servicios de consultorías desarrollados por personas naturales (monto mayor al presupuesto de entidades como el Ministerio de Cultura, el Ministerio del Ambiente, el Congreso de la República, el Ministerio de la Producción, etc.) entonces, esto deja de ser el dolor de cabeza de unos desafortunados consultores y se convierte en un serio problema de ineficiencia estatal.

¿Cómo solucionar el problema? En primer lugar, resulta necesario hacer una revisión exhaustiva de todo el proceso y eliminar todos aquellos requisitos que no hacen sentido. Por ejemplo, tener que enviar toda la documentación en físico cuando tranquilamente se podría adjuntar por correo electrónico. Luego, se debería estandarizar el proceso de contratación de servicios de terceros en todas las instituciones del sector público; así, los requisitos y formatos para contratar deberían ser los mismos en todo el Estado –no sólo en la teoría sino también en la práctica. Igualmente creo que sería útil generar una base de datos en la que se registre el perfil de todas las personas que realizan consultorías para el sector público, con lo cual se evita tener que estar pidiendo los mismos documentos varias veces. Finalmente, resulta indispensable cambiar la lógica de gran parte del personal de las unidades de adquisiciones y abastecimiento, más interesados en encontrar el error de forma que en verificar que se cumplan los requisitos de fondo”.

Realizado por: Janice Seinfeld, presidenta de Videnza